5 ting du skal afklare før casinoudlejning til firmafesten

Annonce – sponsoreret indhold.

Skal I leje casino til firmafest, afhænger en vellykket aften af få afklaringer i forvejen: hvor mange I er, hvor der er plads, hvornår aftenen skal have sit casinoindslag, og hvad udbyderen leverer. Det er ikke svært at booke borde, men det kræver overblik. Overblikket sparer dig for improvisation klokken 19.30, når gæsterne står i døren, og bordene endnu ikke har fundet sin plads. Her er de fem ting, du som leder eller HR-ansvarlig bør have styr på, og til sidst en tjekliste, du kan arbejde ud fra.

Leje casino til firmafest: start med gæsteantal og plads

Alt andet bygger på to oplysninger: hvor mange der kommer, og hvilket lokale I har. Mange virksomheder vælger casinoudlejning som alternativ til traditionel underholdning, fordi gæsterne selv er aktive og taler sammen på tværs af afdelinger. Men det virker kun, hvis rummet kan bære det.

Tæl derfor ikke kun tilmeldingerne, men også dem, der sandsynligvis dukker op uden at have meldt sig. Tænk desuden på, at ikke alle vil spille hele aftenen. Mange står ved baren, taler med kolleger eller kigger på. Disse gæster skal også have plads, ellers lukker de sig om bordene og blokerer for spillerne.

• Lokalets størrelse: Mål op, eller bed lokaleudlejeren om en plantegning. Husk gangarealer, garderobe, buffet og dansegulv.
• Adgangsforhold: Spørg, om der er elevator, trapper eller lang vej fra parkering til sal. Borde og udstyr skal bæres ind.
• Strøm og lys: Dekoration med uplights og lyseffekter kræver stikkontakter, så tjek hvor de sidder.
• Pladsvalg til dekoration: Hos CasinoOplevelser.dk er dekorationspakkerne inddelt efter lokalestørrelse: Small til cirka 10-30 personer, Medium til 30-70 og Large til 70-100. Det er en god rettesnor til at vurdere, hvor stort et setup lokalet kan have.

Hvornår på aftenen passer casinoet ind?

Timing er den detalje, flest overser. Et casino midt i hovedretten fungerer dårligt, og et casino sent på aftenen, når halvdelen har sat sig med en kaffe og er på vej hjem, fungerer heller ikke.

Et typisk forløb er at lade gæsterne ankomme til velkomstdrinks, lade spillet gå i gang, mens stemningen er åben, og så holde middagen som en pause midt i aftenen. Efter maden kan casinoet åbne igen, og musikken kan overtage senere. Så får du to naturlige spillevinduer og undgår, at spillet konkurrerer med taler og servering.

• Før maden: Fungerer godt som icebreaker, fordi nye kolleger og afdelinger får noget at tale om fra start.
• Efter maden: Giver mere afslappet tempo, men sørg for, at alle ikke er for trætte eller for berusede til at nyde det.
• Afslutning: Planlæg et tydeligt punkt, hvor spillet slutter, fx en kort præmieoverrækkelse, så aftenen får en samlet slutning.

Borde, dealere og stemning: Hvad skal I vælge?

Udbuddet hos casinoudbydere er bredt. Hos CasinoOplevelser.dk kan man blandt andet vælge mellem roulette, blackjack, poker og craps, og bordene findes i både standard- og deluxe-udgaver. Tænk over, hvem dine gæster er. Roulette og blackjack er lette at gå til uden forkundskaber, mens poker og craps typisk fungerer bedst, når nogen kender reglerne eller har en dealer ved bordet.

Spørgsmålet om dealere er derfor vigtigt. Med en professionel dealer får gæsterne en introduktion, spillet forløber hurtigt, og ingen i dit team skal lære reglerne udenad. CasinoOplevelser.dk tilbyder bl.a. uniformerede pokerdealere til leje. Uden dealer klarer I jer selv, hvilket kan være fint til en lille gruppe, der kender spillene, men som leder vil du sjældent selv stå som bordansvarlig.

Tema og dekoration er det sidste lag. Rød løber, VIP-standere, palmer, XL-terninger og bannere giver en stemning, så lokalet ikke bare ser ud som et mødelokale med spillebord. Vælg et tema, der passer til virksomhedens tone: elegant 007-stil, Las Vegas-neon eller mere glamourøs gangsterstil.

Praktiske spørgsmål til udbyderen af casinoudlejning

Inden du siger ja til et tilbud, bør du have svar på en række konkrete spørgsmål. Skriv dem ned og få dem bekræftet skriftligt.

1. Hvad er inkluderet pr. bord? Spørg om jetoner, kort, rouletteudstyr og andet er med, og om det er komplet udstyr.
2. Hvem leverer og henter, og hvornår? Aftal tidspunkt for levering, opsætning og afhentning, så det ikke forstyrrer lokalets øvrige brug.
3. Hvem sætter op? Afklar, om I selv skal stå for opstilling og dekoration, eller om udbyderen gør det.
4. Hvad sker der ved ændringer? Spørg, hvor sent I kan ændre gæsteantal eller antal borde.
5. Hvordan spiller man? Bekræft, at der spilles med jetoner uden pengeværdi. Overvejer I præmier eller gevinster, kan du tjekke reglerne hos Spillemyndigheden, som regulerer hasardspil i Danmark.
6. Hvad sker der, hvis noget går galt? Få aftalt kontaktperson og telefonnummer på aftenen samt vilkår for aflysning.

Giv gerne udbyderen de tre basisoplysninger med det samme: antal gæster, dato og lokation. Hos CasinoOplevelser.dk lover man på den baggrund et fast tilbud inden for 24 timer, og så har du noget konkret at sammenligne.

Budget og tidsramme: Hvad koster det, og hvornår skal du booke?

Priser varierer fra udbyder til udbyder og afhænger af antal borde, dealere, dekoration og lokation, så jeg kan ikke give et generelt prisniveau. Det, du kan gøre, er at bede om et tilbud, hvor hver post er specificeret. Så kan du se, hvad der kan skæres fra, hvis budgettet er stramt.

• Borde: Hvor mange og hvilke typer?
• Dealere: Er de med hele aftenen, eller kun i en bestemt periode?
• Dekoration: Vælg en pakke, eller kombiner enkelte elementer som rød løber, palmer og bannere.
• Præmier: Små præmier til de bedste spillere giver ekstra energi, men er ikke et krav.
• Buffer: Afsæt et mindre beløb til det uforudsete, fx ekstra dekoration eller ændret gæsteantal.

Booker du i god tid, har du flere valgmuligheder, især hvis festen ligger i højsæsonen op til jul. Spørg udbyderen, hvor lang tid der typisk skal gå fra booking til levering, og lad dem bekræfte datoen skriftligt.

Din tjekliste før casinoaftenen

Brug listen som en arbejdsplan. Hvert punkt kan afkrydses, og de fleste kan uddelegeres til en kollega.

1. Gæsteantal er afklaret: Du kender det forventede antal og har en plan for sene afbud og ekstra gæster.
2. Lokalet er målt op: Du har tjekket plads til borde, gangarealer, strøm og adgang for levering.
3. Programmet har faste tidspunkter: Velkomst, første spillevindue, middag, andet spillevindue og afslutning er skrevet ind.
4. Borde og dealere er valgt: Du ved, om gæsterne har brug for dealere, og hvilke spil der passer til gruppen.
5. Dekoration og tema er besluttet: Pakke og tema passer til lokale og stil.
6. Tilbud og vilkår er skriftlige: Pris, levering, opsætning, afhentning og ændringsfrist er bekræftet.
7. Der er en kontaktperson på dagen: Både hos jer og hos udbyderen, med telefonnummer.
8. Alle kan være med: Du har tænkt på kolleger, der ikke drikker alkohol, ikke bryder sig om spil eller har brug for ro. Giv dem en mulighed for at deltage uden pres.

Typiske fejl, du kan undgå

De fleste problemer ved en casinoaften skyldes ikke udstyret, men planlægningen. Her er de hyppigste:

• For lidt plads: Borde stilles så tæt, at gæsterne ikke kan bevæge sig rundt, og stemningen bliver trang i stedet for eksklusiv.
• Casinoet placeret forkert i programmet: Spillet kolliderer med maden eller starter, når energien er væk.
• Ingen dealere til de mere komplicerede spil: Gæsterne bruger tiden på at diskutere regler i stedet for at spille.
• Uklare aftaler om opsætning og afhentning: Ingen ved, hvem der gør hvad, og leder ender med at slæbe borde.
• Sen booking: Du må tage det, der er tilbage, og går på kompromis med både dato og tema.
• Ingen alternativ for dem, der ikke vil spille: En fest bør være en trivselsgevinst for alle, ikke kun for de spilleglade.

Gør du de fem afklaringer færdige i god tid, kan du selv deltage i festen. Det er ofte det, medarbejderne husker bedst: at lederen var til stede og ikke løb rundt og løste praktiske problemer.